Wer kennt es nicht? Man sitzt in einem Meeting, das sich ewig hinzieht, ohne dass etwas Konkretes dabei herauskommt. Die Teilnehmer reden aneinander vorbei, schweifen vom Thema ab oder wiederholen sich ständig. Die Stimmung ist gelangweilt, genervt oder aggressiv. Und am Ende hat man das Gefühl, wertvolle Zeit verschwendet zu haben.
Typischer Ablauf eines Meetings
Paul hält einen 60-Minuten-Monolog, zeigt diverse PowerPoint-Slides mit vielen Daten, Fakten und Zahlen. Die Teilnehmer blicken ab und an von Ihren Laptops auf. In der ganzen Zeit werden zwei fachliche Fragen von nur einer Person gestellt.
Was im Meeting an Beteiligung gefehlt hat, wird nun in der Kaffeeküche und der Raucherecke nachgeholt. Alle unterhalten sich lautstark über den Druck von oben durch die neuen Ziele und beklagen sich über die vergeudete Zeit, da die Informationen den meisten Mitgliedern bereits vorher zugespielt worden. Viele Kollegen haben konkrete Vorschläge zur Verbesserung einiger Entscheidungen. Auf die Frage, wieso das keiner im Meeting geäußert hat, werden Aussagen wie „Das interessiert doch keinen und verursacht nur noch Mehrarbeit“ geäußert.
Doch muss das so sein?
Sind Meetings per se ineffizient und frustrierend? Oder gibt es Möglichkeiten, die Meetingkultur in Deutschland zu verbessern und Meetings produktiver zu gestalten?
In diesem Blogpost möchte ich einige Ansätze vorstellen, die helfen können, die Qualität und den Nutzen von Meetings zu erhöhen. Dabei geht es nicht darum, Meetings abzuschaffen oder zu reduzieren, sondern sie sinnvoll zu gestalten und zu moderieren.
Klare Ziele und Agenda definieren
Ein häufiger Grund für unproduktive Meetings ist, dass die Ziele und die Agenda nicht klar definiert sind. Das führt dazu, dass die Teilnehmer nicht wissen, was sie erwarten können, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich vorbereiten sollen. Außerdem kann es passieren, dass das Meeting vom eigentlichen Thema abweicht oder sich in Details verliert. Sicherlich finden Sie nun den ein anderen Termin ohne klare Agenda.
Um das zu vermeiden, sollte der Meeting-Organisator im Vorfeld klare Ziele und eine Agenda festlegen und diese an alle Teilnehmer kommunizieren. Die Ziele sollten SMART sein, also spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Die Agenda sollte die einzelnen Punkte auflisten, die besprochen werden sollen, sowie die dafür vorgesehene Zeit und die Verantwortlichen. Hierbei hilft die Methode Timeboxing, um die Dauer von Meetings zu begrenzen und zu strukturieren.
Dabei wird für jede Agenda ein fester Zeitrahmen festgelegt, der nicht überschritten werden darf. Das Ziel ist es, die Effizienz und Produktivität der Besprechungen zu erhöhen und Zeitverschwendung zu vermeiden. Timeboxing erfordert eine gute Planung, Moderation und Disziplin von allen Teilnehmern. Einige Vorteile von Timeboxing sind:
- Es fördert eine klare und fokussierte Kommunikation.
- Es vermeidet Abschweifungen und Nebendiskussionen.
- Es erhöht die Motivation und das Engagement der Teilnehmer.
- Es ermöglicht eine bessere Kontrolle und Nachverfolgung der Ergebnisse.
Beispiel Agenda
Ziel: Die Marketingstrategie für das nächste Quartal festlegen
Agenda:
- Begrüßung und Einführung (5 Minuten)
- Präsentation der Marktforschungsergebnisse (15 Minuten)
- Diskussion der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken in 2er Teams (SWOT-Analyse) (20 Minuten)
- Brainstorming von möglichen Marketingmaßnahmen (30 Minuten)
- Priorisierung und Auswahl der Maßnahmen (15 Minuten)
- Festlegung der Verantwortlichkeiten und des Zeitplans (10 Minuten)
- Feedback und Abschluss (5 Minuten)
Die richtigen Teilnehmer einladen
Ein weiterer Grund für unproduktive Meetings ist, dass die Teilnehmer nicht relevant oder motiviert sind. Das kann daran liegen, dass sie nichts zum Thema beitragen können oder wollen, dass sie nicht informiert oder vorbereitet sind oder dass sie andere Prioritäten haben.
Um das zu vermeiden, sollte der Meeting-Organisator sorgfältig auswählen, wen er einlädt. Dabei sollte er sich fragen:
- Wer ist direkt oder indirekt von dem Thema betroffen?
- Wer hat die nötige Expertise oder Erfahrung?
- Wer kann Entscheidungen treffen oder umsetzen?
- Wer kann neue Perspektiven oder Ideen einbringen?
Die Anzahl der Teilnehmer sollte so klein wie möglich gehalten werden, um eine effektive Kommunikation und Interaktion zu ermöglichen. Eine Faustregel ist die sogenannte „Zwei-Pizza-Regel“, die besagt, dass ein Meeting nicht mehr Teilnehmer haben sollte als mit zwei Pizzen satt werden können.
Beispiel Teilnehmer
Für das Meeting zur Marketingstrategie werden folgende Teilnehmer eingeladen:
- Der Marketing-Leiter als Organisator und Moderator
- Die Marketing-Mitarbeiter als Experten und Umsetzer
- Der Vertriebs-Leiter als Stakeholder und Entscheider
- Der Produktmanager als Schnittstelle zum Produktteam
- Der Marktforscher als Informationsquelle
Eine positive Atmosphäre schaffen
Ein weiterer Grund für unproduktive Meetings ist, dass die Atmosphäre negativ oder langweilig ist. Das kann daran liegen, dass die Teilnehmer sich nicht wohl oder respektiert fühlen, dass sie keine Lust oder Energie haben oder dass sie keine Beziehung zueinander haben. An dieser Stelle können verschiede „check-in“ oder „warm-up“ Techniken unterstützen. Auch die VEGAS-Regel kann sich als sehr nützlich erweisen.
Fazit
Wenn Sie den ganzen Artikel gelesen haben, sollte bei Ihnen bereits die Erkenntnis „Meetings müssen ausreichend vorbereitet werden“ gereift sein. Nehmen Sie sich die nötige Zeit und entwerfen Sie eine Agenda. Nutzen Sie Techniken wie Timeboxing, check-in, holen Sie sich zum Ende immer ein Feedback aller Beteiligten ein. Nur durch konstruktive Kritik können wir uns und unsere Organisation stetig verbessern.